Politica linea Ética

Objetivo:

Establecer un sistema seguro y confidencial que permita a todas nuestras partes interesadas reportar de manera anónima cualquier violación a nuestro código de ética, principios de buen gobierno, manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y armas de destrucción masiva, así como cualquier acto indebido, fraude, corrupción y cualquier práctica que comprometa nuestra ética empresarial.

2. Introducción:

En las organizaciones, los empleados como parte fundamental de ellas tienen generalmente un alto compromiso que no les permite cometer fraudes, pero cuando se presenta una motivación sumada a una oportunidad, las posibilidades que estos falten al compromiso con la empresa y realicen acciones fraudulentas contra la empresa se incrementan sustancialmente.

De acuerdo con el estudio de 2022 de fraude ocupacional realizado por ACFE, en las empresas que cuentan con una Línea Ética, el 42% de los esquemas fraudulentos son detectados gracias a las denuncias, siendo estas la principal fuente para detección de irregularidades. Este medio supera ampliamente otras formas de detección como son las identificaciones accidentales, controles internos, auditorías internas y externas y notificaciones de la policía.

Mediante el adecuado manejo de los reportes se busca la transparencia en la empresa, que se cuente con una capacidad de detección temprana de hechos corruptos o fraudulentos, y que se reciba información para una mejora continua. Por las anteriores razones, la Línea Ética se convierte en una herramienta para el cumplimiento de la normatividad aplicable, así como el cumplimiento de Buenas Prácticas Empresariales nacionales e internacionales. La gestión del Buen Gobierno Corporativo ayuda no solo a gestionar el riesgo de fraude, corrupción y hechos irregulares, sino también en generar confianza a los accionistas, empleados, proveedores, entes de control, clientes y demás grupos de interés.

Algunas de las principales modalidades de fraude que se reducen sustancialmente con la implementación de las Líneas Éticas son apropiación indebida de activos, conflicto de interés, fraude en estados financieros, y corrupción, encontrándose que los niveles de pérdidas en empresas donde estos controles no han sido implementados, es alrededor de un 98% mayor que las empresas con ellos. Adicionalmente, se encuentra que, con la implementación de la Línea Ética, el tiempo de duración del fraude promedio se reduce de 18 a 12 meses.

3. Justificación

Para Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S, es de gran utilidad contar con una herramienta para la detección de eventos irregulares que soporte la cultura ética de la empresa y se ciña a las buenas prácticas de gobierno corporativo. Esta herramienta consistente en canales de comunicación, a los que pueden acceder de manera gratuita los empleados, asociados, contratistas, proveedores, clientes, y demás grupos de interés, donde se puede reportar de manera anónima, si así se desea, situaciones y comportamientos que vayan en contra del Reglamento Interno del trabajo, Código de Transparencia y Ética empresarial, Política Línea Ética, Manual de SAGRILAFT, y otras políticas o procedimientos en Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S.

De acuerdo a la regulación colombiana, enmarcada en la Circular externa 100-000011 de 2021, emitida por la Superintendencia de Sociedades, en donde se hace referencias a los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S como ente vigilado por esta superintendencia se acoge a estas mejores prácticas alineado en los siguientes aspectos en lo que respecta a un canal de denuncias:

Se deben crear canales apropiados para que cualquier persona informe de manera confidencial y segura acerca de actividades sospechosas relacionadas con el Riesgo C/ST.

La entidad debe proveer herramientas que faciliten a los Contratistas, Empleados y Asociados a que tengan acceso, conozcan y estén capacitados sobre las políticas de cumplimiento y el PTEE.
Contar con un procedimiento donde se defina la obligatoriedad de administradores, asociados o empleados de denunciar actos de corrupción.
Como parte de PTEE al canal de denuncias debe ser comunicado y documentada esta divulgación.
Los canales de comunicación deben permitir a los grupos de interés la posibilidad de reportar de manera confidencial y anónima las posibles irregularidades.
Desde la entidad se deben incentivar a los denunciantes a reportar irregularidades respecto al cumplimiento de PTEE, conductas de corrupción o acoso laboral.

Se deben adoptar medidas para incentivar al reporte sin temor a represalias y asegurando la confidencialidad y anonimato.

Siguiendo con los lineamientos y recomendaciones de la SuperSociedades, la Línea Ética sirve como apoyo para seguir la “Guía de Buenas Prácticas de Gobierno Corporativo para Empresas Competitivas, Productivas y Perdurables” publicado por esta entidad en noviembre de 2020 y en la cual se soportan los siguientes aspectos:

La Línea Ética tiene dentro de sus objetivos la generación de una cultura de cumplimiento y ética, donde se promueva un ambiente ético, situación alineada con la recomendación 2.1 y 2.2, definiendo esta cultura como un factor determinante para administrar los riesgos de la organización. Siguiendo esta misma recomendación, la Línea apoya a Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S al ser parte del sistema de alertas para que el equipo gerencial reporte a la junta directiva.
Desde la recomendación 2.3 se sugiere contar con un código de ética para definir las reglas de conducta de los diferentes grupos de interés, código que de acuerdo con el aspecto vii debe incluir “Mecanismos de denuncia para reportar las faltas éticas y tomar las medidas correspondientes. En esta sección también se hace referencia a los riesgos éticos que se pueden incurrir en materia de prácticas inadecuadas en el entorno laboral, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo, respeto por la libre competencia, colusión y protección al consumidor, y manejo de la propiedad intelectual, situaciones que se encuentra cubiertas dentro de las categorías del canal de denuncias diseñado para Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S.
Se define como funciones de la junta directiva (recomendación 7.1) tareas que serán apoyadas desde la Línea Ética entre las que se encuentran: Aprobación y cumplimiento de la política de conflictos de interés, Aprobación y supervisión del mapa de riesgos, a través del cual se hace un seguimiento a los riesgos del nivel estratégico, financiero, operativo, legal, contable, administrativo y reputacional, Seguimiento al modelo de cumplimiento y control de la empresa,
La estructura diseñada para la Línea Ética permite ser un apoyo a la recomendación 8.4 donde se define que la empresa debe entregar información oportuna y de calidad a la junta directiva, lo anterior se logra al contar con algunos informes y reportes directos desde el canal de denuncias a los miembros de la junta directiva y donde los grupos de interés pueden reportar irregularidades de los administradores en caso de incumplimiento.
Como parte de la medida 12 se recomienda que la empresa genere una comunicación e interacción efectiva con sus grupos de interés, para lo que el canal de denuncias apoyará la compañía al ser un medio para reportar incumplimientos a lineamiento relacionados con la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales, comportamientos irregulares en manejo de información privilegiada y confidencial, filtración de información, entre otros.
La Línea Ética se define como un canal para apoyar la medida 14 en la que se hace referencia a la arquitectura de control que debe incluir un sistema de prevención y detección de fraudes, sistema que pone a disposición de los grupos de interés este canal el cual es el medio más usado para identificar comportamientos fraudulentos y corruptos en las empresas.
El canal de denuncias es una herramienta primordial para la gestión de riesgos apoyando el proceso descrito en la medida 15 de identificación, análisis y evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos.

4. Canales de comunicación

La sociedad Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S (en adelante la compañía) pone a disposición los canales de comunicación por medio del cual los empleados, proveedores, clientes, contratistas y público en general (en adelante tercero), podrá informar de forma gratuita y anónima todas aquellas situaciones, conductas o casos relacionados con posibles actos de corrupción, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, que se consideren contrarias a ley o incumplan las normas y principios de buen gobierno que rigen a la compañía. Esto con el fin de incentivar la Transparencia, Ética Empresarial y prevenir malas prácticas, situaciones inusuales o de alerta que pueda afectar la buena reputación de la Compañía.

Toda denuncia será recibida garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta, resaltando que la Línea de Ética es diferente a la línea de servicio al cliente, es decir, no es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra de la Ética, Transparencia e Integridad Empresarial, en tal sentido, la compañía hace un llamado para que este medio sea utilizado con responsabilidad y los hechos reportados sean reales y verificables.

Los canales habilitados por la compañía son los siguientes:

Canal	Contacto
Línea Atención Telefónica	018000931037
Correo Electrónico	etica@supervaquita.co
Formulario web	https://reporte.lineatransparencia.co/supervaquita

5.Condiciones generales

La Línea Ética de la Compañía, se atiende por medio de personal de externo, analistas capacitadas para atender los casos de situaciones irregulares y de fraude, las cuales atenderán las llamadas en menos de 60 segundos. El horario de atención telefónico mediante analistas es:

Días: lunes a sábado (Excepto Domingos y Festivos)

Horario: 06:00 a 22:00 (hora Colombia)

Se provee por parte del operador de la línea un buzón de voz para las llamadas que se registren por fuera de este horario. Las comunicaciones recibidas por fuera de horario en el buzón de voz, formulario web o el correo electrónico, serán gestionadas por los analistas externos una vez se entre en el horario de atención

Es gratuita y de fácil acceso para todo tercero con quien la compañía tenga vinculación.
Toda denuncia será recibido garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta.
El responsable de la recepción es personal externo a la Compañía lo que

6. Perfil de analistas externos

Para la atención de las comunicaciones se cuenta con personas idóneas, profesionales en la labor que desempeñan, portadoras de una imagen positiva de la Compañía y comprometidas con la empresa. Cuentan, entre otras, con una formación en orientación al cliente, manejo de clientes difíciles y detección de inconsistencias en los relatos verbales. Así mismo, son personas capaces de intercambiar información de manera efectiva y veraz a nivel verbal y escrito. De igual forma se busca que sientan como propios los objetivos de la empresa, que sean prudentes, que actúen de forma sensata y moderada, aplicando normas y políticas de la Compañía Son personas responsables, honestas y con buen autocontrol, lo que les permite mantenerse serenas en condiciones de constante estrés.

7. ¿Qué situaciones se pueden reportar por la Línea Ética?

Cualquier tercero podrá denunciar la presunta comisión u omisión de actos que transgredan la Ética y Transparencia de la organización, tales como:

Participación de algún tercero con actividades, negocios u operaciones asociadas a la corrupción, soborno o contrarias a la ley.
Irregularidades o fraudes identificados en la selección de proveedores.
Abuso de las condiciones de ser funcionario o colaborador de la Compañía para beneficio propio.
Notificación de actividades sospechosas de lavado de dinero, financiación del terrorismo o financiamiento proliferado de armas de destrucción masiva.
Falsificación de contratos, procedimientos o cualquier documento interno de la Compañía.
Aceptación de regalos, favores, invitaciones, viajes, pagos y en general prebendas que puedan influir en las decisiones de negocios y operaciones en beneficio directo o indirecto de quien la concede.
Cualquier sospecha sobre la ejecución de prácticas comerciales corruptas.
Cualquier fraude al interior de los procesos que la compañía ha definido.
Cualquier irregularidad en la selección y contratación de empleados.
Identificación de información financiera falsa o no confiable.
Apropiación o uso no autorizado de la información, activos fijos o bienes de la Compañía.
Destrucción y/o eliminación no autorizada de registros o documentos contables o financieros que involucren cualquier tercero de la compañía en un acto corrupto.
Contribuciones con partidos políticos, organizaciones o grupos al margen de la ley a cambio de la obtención de ventajas comerciales.
Situaciones identificadas de acoso laboral y/o acoso sexual al interior de la Compañía.
Realización de gastos no autorizados en beneficio propio.
Suministro de información falsa para encubrir actos corruptos o de soborno.
Presentación de falsos reportes de cumplimiento a regulaciones legales.
Cualquier situación que afecte la Transparencia y Ética Empresarial de la Compañía.

8. Requisitos mínimos de la denuncia

No debe ser una PQRSF.
Descripción con el mayor nivel de detalle los posibles hechos ocurridos: Actos e incidentes, lugar, posibles testigos y cualquier información relevante.
Nombre de quien presuntamente ha incurrido en hechos de corrupción o contrarios a las normas internas de la Compañía.
Identificación de pruebas que concreten los hechos denunciados.

9. Conservación de la información

El oficial de Cumplimiento de la compañía debe mantener el registro documentado de todas las denuncias recibidas, con su respectiva resolución (Informe final con su respectiva investigación, hallazgos identificados, medidas correctivas, sanciones que fueron implementadas y recomendaciones).

10. Integrantes Comité Ética

Todos los integrantes del Comité de Ética realizan las siguientes actividades:

Identificación de los riesgos para determinar el nivel de exposición.
Participar en la Investigación de las denuncias en caso de ser requerido.
Aprobación de la respuesta oficial al tercero que realiza la denuncia.
Analizar la tendencia de todos las denuncias presentadas y el tratamiento recibido, para realizar un informe con los resultados e indicadores