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Politica linea Ética

Elaborado por Revisado por Aprobado por
Oficial de cumplimiento Abogado Director Administrativo y Financiero Director Auditoria
Fecha de Creación Fecha de revisión  Fecha de aprobación
26/04/2022 29/04/2022 29/04/2022

 

La sociedad Inversiones Supervaquita La 33 S.A.S (en adelante la compañía) pone a disposición los canales de comunicación por medio del cual los empleados, proveedores, clientes, contratistas y público en general (en adelante tercero), podrá informar de forma gratuita y anónima todas aquellas situaciones, conductas o casos relacionados con posibles actos de corrupción, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, que se consideren contrarias a ley o incumplan las normas y principios de buen gobierno que rigen a la compañía. Esto con el fin de incentivar la Transparencia, Ética Empresarial y prevenir malas prácticas, situaciones inusuales o de alerta que pueda afectar la buena reputación de la Compañía. Toda denuncia será recibida garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta, resaltando que la Línea de Ética es diferente a la línea de servicio al cliente, es decir, no es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra de la Ética, Transparencia e Integridad Empresarial, en tal sentido, la compañía hace un llamado para que este medio sea utilizado con responsabilidad y los hechos reportados sean reales y verificables. Los canales habilitados por la compañía son los siguientes:

Canal Contacto Responsable de recepción
Línea Atención Telefónica 018000931037 Oficial de cumplimiento
Correo Electrónico etica@supervaquita.co Oficial de cumplimiento
Formulario web
 Oficial de cumplimiento

 

1. Condiciones generales

• La línea telefónica está disponible de lunes a viernes, de 7:00 am a 5:30 pm. Los demás canales son habilitados 24 horas al día, 7 días a la semana.

• Es gratuita y de fácil acceso para todo tercero con quien la compañía tenga vinculación.

• Toda denuncia será recibido garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta.

• El responsable de la recepción debe de tener un desempeño imparcial y debe evitar acciones que resulten convenientes para el tercero involucrado en la denuncia.

2. ¿Qué situaciones se pueden reportar por la Línea Ética?

Cualquier tercero podrá denunciar la presunta comisión u omisión de actos que transgredan la Ética y Transparencia de la organización, tales como:

• Participación de algún tercero con actividades, negocios u operaciones asociadas a la corrupción, soborno o contrarias a la ley.

• Irregularidades o fraudes identificados en la selección de proveedores.

• Abuso de las condiciones de ser funcionario o colaborador de la Compañía para beneficio propio.

• Notificación de actividades sospechosas de lavado de dinero, financiación del terrorismo o financiamiento proliferado de armas de destrucción masiva.

• Falsificación de contratos, procedimientos o cualquier documento interno de la Compañía.

• Aceptación de regalos, favores, invitaciones, viajes, pagos y en general prebendas que puedan influir en las decisiones de negocios y operaciones en beneficio directo o indirecto de quien la concede.

• Cualquier sospecha sobre la ejecución de prácticas comerciales corruptas.

• Cualquier fraude al interior de los procesos que la compañía ha definido.

• Cualquier irregularidad en la selección y contratación de empleados.

• Identificación de información financiera falsa o no confiable.

• Apropiación o uso no autorizado de la información, activos fijos o bienes de la Compañía.

• Destrucción y/o eliminación no autorizada de registros o documentos contables o financieros que involucren cualquier tercero de la compañía en un acto corrupto.

• Contribuciones con partidos políticos, organizaciones o grupos al margen de la ley a cambio de la obtención de ventajas comerciales.

• Situaciones identificadas de acoso laboral y/o acoso sexual al interior de la Compañía. • Realización de gastos no autorizados en beneficio propio.

• Suministro de información falsa para encubrir actos corruptos o de soborno.

• Presentación de falsos reportes de cumplimiento a regulaciones legales.

• Cualquier situación que afecte la Transparencia y Ética Empresaria de la Compañía.

 

3. Requisitos mínimos de la denuncia

• No debe ser una PQRSF.

Descripción con el mayor nivel de detalle los posibles hechos ocurridos: Actos e incidentes, lugar, posibles testigos y cualquier información relevante.

• Nombre de quien presuntamente ha incurrido en hechos de corrupción o contrarios a las normas internas de la Compañía.

• Identificación de pruebas que concreten los hechos denunciados.

 

4. Publicidad

La compañía publicará en su página WEB los medios de contacto de su Línea Ética como también la política implementada para su recepción.

 

5. Conservación de la información

El oficial de Cumplimiento de la compañía debe mantener el registro documentado de todas las denuncias recibidas, con su respectiva resolución (Informe final con su respectiva investigación, hallazgos identificados, medidas correctivas, sanciones que fueron implementadas y recomendaciones).

 

6. Integrantes Comité Ética

• Representante Legal

• Director Administrativo y Financiero

• Oficial de Cumplimiento

• Director de Auditoria

• Analista de Auditoria

• Analista de Procesos

 

Todos los integrantes del Comité de Ética realizan las siguientes actividades:

• Identificación de los riesgos para determinar el nivel de exposición.

• Participar en la Investigación de las denuncias en caso de ser requerido.

• Aprobación de la respuesta oficial al tercero que realiza la denuncia.

• Analizar la tendencia de todos las denuncias presentadas y el tratamiento recibido, para realizar un informe con los resultados e indicadores.

 

7. Procedimiento para la recepción de denuncias por medio de la Línea Ética

7.1 Flujograma

7.2 Descripción de Actividades